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O Blog do Sportinguista - blog de Jorge Patrício

Boas Condutas Na Troca De E-Mails

por Jorge Patrício

Boas condutas Na Troca De E-Mails

Em todas as actividades existem um conjunto de normas genericamente designadas como etiqueta e que devem ser obedecidas por todos para que as relações entre as pessoas envolvidas decorram de forma agradável e harmoniosa.

Hoje vou falar um pouco sobre:
Boas condutas na troca de mensagens por
e-mail

A REGRA DE OURO, COMO SEMPRE É:
"Não façamos nos e-mails que criamos ou reenviamos, nada daquilo que nos desagrada nos e-mails que recebemos”.

Conselhos Úteis

1 - Respeitar a privacidade das pessoas com quem nos correspondemos, a menos que no nosso grupo de correspondentes todos se conheçam e sejam amigos.

Ao enviar-mails para várias pessoas, deve usar-se o endereçamento como BCC (com cópia oculta).
Se a dotarmos este processo, não só impedimos que alguns amigos nossos tenham acesso ao e-mail de outros como, principalmente, dificulta a ação dos indivíduos que colecionam centenas e milhares de e-mails de desconhecidos com o objectivo de mandar mensagens circular, etc.

Para acivar o BCC devemos estar numa nova mensagem e então precionar a tecla (alt) uma vez e andar com a seta para a direita até ao menu (ver)), depois descher ouvir todos os cabeçalhos e então dar enter. A parttir daí já ficamos com o BCC sempre activo.

2 - Ao reenviar um e-mail, deveremos ter o cuidado de eliminar todos os encaminhamentos sucessivos que o mesmo sofreu até chegar a nós, os quais, remetentes intermediários anteriores não se deram ao trabalho de suprimir.

Por outro lado, é necessário respeitar os direitos autorais de quem escreveu algum texto, desenhou ou fotografou alguma imagem, compôs ou arranjou alguma música, ou até mesmo criou efeitos decorativos no e-mail.
Faça isso colocando uma nota de abertura ou rodapé, fazendo o crédito respectivo a quem de direito e não mantendo o encaminhamento pelo autor.

3 - Mesmo que use banda larga e fique conectado à internet, 24 horas por dia e 7 dias por semana, durante o seu processo de criar, responder ou reenviar e-mails, deve trabalhar-se offline, evitando assim que algum e-mail seja acidentalmente enviado antes de estar pronto, e revisto.

4 - Tanto em mensagens, como em chat, as letras maiúsculas são assimiladas a gritos. Uma frase ou palavra grafada em maiúsculas, significa algo dito em voz alta. Só use, portanto, maiúsculas em títulos, ou para dar intencional destaque a alguma palavra ou trecho de texto. como por exemplo, eu fiz propositadamente acima, ao enunciar a regra de ouro.
Lembre-se que tem outros modos de enfatizar alguma declaração, com os recursos de negrito, itálico ou sublinhado.

5 - Correntes, pedidos de auxílio financeiro para pessoas enfermas, ajudas para localização de crianças desaparecidas, nunca devem ser reenviados a ninguém. Quase na totalidade das vezes são solicitações improcedentes. Só servem para sobrecarregar os recursos de encaminhamento de mensagens dos servidores.

6 – Ao escrever um e-mail, tem a opção de classificar a sua prioridade. Essa classificação não altera a velocidade ou a sequência com que o e-mail é enviado e recebido. Apenas alerta ao destinatário que poderá, caso deseje, antecipar a leitura de tal mensagem. Use esse recurso com critério e parcimónia.

Lembre-se que se usar as palavras "Urgente" e "Especial" A torto e a direito, elas perderão totalmente a sua força. Pode, se desejar, reduzir a prioridade ao responder ou reenviar um e-mail quetenha recebido como de alta prioridade, mas chegou à conclusão que não merecia tal classificação.

7 - Embora um e-mail possa ser enviado "Sem Assunto", deve sempre preencher esse campo e de maneira precisa e concisa. Isso será muito útil, não só para o destinatário poder fazer uma prévia avaliação do que está a receber, como principalmente porque o assunto será o nome do arquivo.
Em se salvar um e-mail para o disco rígido, facilitando a sua posterior localização e consulta.
Datas, locais ou nomes de pessoas são informações, por vezes, muito convenientes de se colocar no assunto de um e-mail.

8 - Na internet, a linguagem, os temas e as imagens são a maioria das vezes muito livres. Verifique sempre para quem está enviando certos materiais e se não causará constrangimentos ou contrariedades a quem irá receber.

9 - Ao responder a um e-mail, o teor do e-mail recebido deve, na maioria das vezes ser reproduzido na resposta.

10 - Abreviaturas do tipo: VC, KB, QQ, TB, etc, só devem ser usados entre pessoas muito íntimas e que tenham pleno domínio dos respectivos significados.

11 - Ao enviar um e-mail, tem a possibilidade de solicitar ao destinatário a confirmação da recepção e respectiva leitura. Mas só faça uso desse recurso eventualmente, em caso de absoluta necessidade e não sistematicamente como muitas pessoas costumam fazer.

Por outro lado, quando receber um e-mail que peça confirmação de recepção, pode perfeitamente recusar essa confirmação, caso assim deseje.

12 - Se está a escrever um e-mail social: de parabéns, boas festas, ou para divulgar algum evento, pode enfeitá-lo com imagens, animações e músicas, à vontade.. Mas na sua correspondência do dia a dia, seja simples e claro ao máximo. Antes de inserir uma imagem, um pano de fundo, uma música, pese a real necessidade de fazê-lo, e principalmente se quem vai receber o e-mail vai ficar satisfeito ou não.
Lembre-se que tudo isso aumenta o número de kilobytes da mensagem final e o seu tempo de envio e recepção.
Para pessoas que trabalham com modem e linha telefónica, esse tempo é um problema na conta do telefone no fim do mês.
Por enquanto, considere que o tamanho ideal para um e-mail não deve ultrapassar 100 kilobytes, com todos seus apetrechos (Som, pano de fundo, imagens inseridas e anexos).

13 - Continuando na mesma linha de raciocínio: animações flash, shows de slides de power point, vídeos tipo avi e mpg são geralmente arquivos de muitas centenas de kilobytes. só reenvie quando realmente ficou muito satisfeito por tê-lo recebido e o faça, apenas, para quem tiver certeza que terá igual satisfação.

14 - Quando receber um e-mail divulgando alguma informação, seja técnica, política, etc. E se duvidar da sua veracidade ou procedência, não o reenvie, até ter confirmação. Não se torne um boateiro involuntário movido por sua boa fé ou credulidade. Aliás você já deve saber quais são os seus correspondentes que não têm essa preocupação e já se transformaram em verdadeiros "Arautos do apocalipse".

15 - Tal como diz "Bom-dia" e "até logo" quando chega e quando sai, inicie sempre os seus e-mails com uma saudação ao destinatário, encerre com outra e nunca deixe de assinar no fim.

16 - Quando receber um e-mail que requeira várias respostas ou declarações em função de seu teor original, uma boa prática é intercalar parágrafos do e-mail original com parágrafos do e-mail de resposta, fazendo uma diferenciação por cores: preto no original, azul ou bordeau por exemplo, na sua resposta.
Torna-se mais agradável a leitura para quem recebe a sua contestação, além de apresentar grande clareza.

17 - Devido à agilidade adquirida no teclado, principalmente aqueles que se dedicam a chats, conseguem digitar, normalmente, muito mais depressa do que a resposta física do buffer de teclado. Isso acarreta uma série de "Erros de imprensa": letras comidas, trocadas, repetidas, etc. Por isso, antes de enviar um e-mail, faça a revisão, “Trevisão” até mesmo tetravisão do que escreveu, e mesmo assim prepare-se para descobrir ainda alguns erros depois de ter enviado.

Use sempre o corrector gramatical que o outlook express possui. Pode programá-lo para corrigir automaticamente ou não.
As palavras o vento leva, mas o que está escrito, não. Por esta razão o cuidado ao escrever deve ser dez vezes maior do que ao falar.

18 - Pode usar fontes de letras muito sofisticadas nos seus e-mails, mas elas só serão vistas se no computador do destinatário estiver instalada a fonte original da mensagem, caso contrário o outlook vai apresentar o e-mail com uma fonte alternativa, geralmente arial ou times new roman. Por isso, só escreva e-mails empregando as fontes de uso mais difundido, geralmente aquelas que são instaladas pelo próprio windows e pelo office.

Comentários

Olá Jorge !

Eu não diria etiqueta, mas antes boas condutas, ou regras a ter em conta ... !
Porque senão etiqueta dá a ideia q é uma coisa chique, e portanto não é pra todos .... ! loool

Mas de resto, mto bom o teu texto ... ! loool

Alguns reparos:
1. Há quem chame CCO ou BCC
Eu por regra uso sempre BCC, até já tenho o thunderbird configurado, para que por omissão já apareça BCC em vez de TO ou PARA. Usei para isso a extensão Mail Tweak.
Mesmo q seja só para 1 ou poucas pessoas envio sempre por BCC, e são raras as ocasiões q utilizo PARA ou CC

2. Eu limpo sempre os cabeçalhos, e quando além dos cabeçalhos não tem nenhuma info, até limpo tudo e deixo ficar apenas os anexos. Tb costumo limpar os rodapés, fica igualmente mais legível.

3. Desculpa o termo, mas "tou a cagar pra isso", tenho a net sempre ligada pra receber e enviar mensagens, e penso q seria uma seca ligar a internet de cada vez q se quer enviar uma mensagem .... !

5. Concordo plenamente, só serve pra encher a caixa do correio.

10. Eu uso mtas abreviaturas em e-mails, e quem navega na internet, conheçe a maioria das abreviaturas, só em casos mto raros é q não o faço.

11. detesto o pessoal q abusa com os recibos de leitura, é uma chatisse ... ! :-(

12. Isso não é problema, os e-mails hoje em dia estão preparados para anexos mais pesados, na sua maioria até 2 mb.

14. Convém sempre googlar um pouco pra confirmar a veracidade ou não. Mas um tipo atento desconfia logo.

17. Eu tenho corrector gramatical, mas raramente verifico se tá bem escrito, excepto raros casos (pra fins profissinais por exemplo)

18. Discordo, cada um deve usar a fonte que mais gosta, se do outro lado não tiver essa fonte, a mensagem é mostrada na fonte mais aproximada.
Nós gostamos de usar fontes diferentes, pra não ser tudo iguail.
Agora deve-se ter algum cuidado para escolher uma fonte q seja legível

Pra mim o mais importante, são os pontos 1, 2 e 5

Abraços